INBOX

受信箱

受け取った請求書・領収書の原本を溜めて、あとから探せるようにする箱です。

ISSUE

このような課題、ありませんか？

いまのお困りごと	Grid Hub では
受け取った請求書やレシートが紙のまま溜まり、あとから探すのに時間がかかる	受信箱に取り込み、取引年月日・取引金額・取引先を入れると、その3つで探せます。
メールで届いた請求書の PDF が、担当者ごとのメールに散らばっている	メールで届いた PDF を、画面から受信箱に取り込めます。会社の書類として、まとめて保管できます。
届いた請求書の繰越分まで仕入に立ててしまい、残高が合わない	「うち繰越額」を入れると、当月分の金額を表示します。
書類の日付や金額を、1枚ずつ見ながら打ち込んでいる	お繋ぎになった AI が原本を読み取り、取引年月日・取引金額・取引先を入力できます。原本を読ませる権限は、接続ごとに選びます。

FEATURES

主な機能

受信箱の画面。取引日・金額・取引先で絞り込む欄と、取り込んだ書類の件名・取引日・取引先・金額・受け取り方・状態の一覧 — 画面はサンプルデータです。

取り込み	PDF・JPEG・PNG を取り込めます。一度に何枚でも選べます。取り込んだ書類そのものは差し替えられません。
受け取り方	「紙で受け取ってスキャンした」か「データで受け取った」かを、書類ごとに選びます。一度決めると、あとから入れ替えられません。
内容の入力	取引日・金額（税抜か税込か）・取引先・件名と、支払う先の仕入先を入れます。
うち繰越額	請求書に先月の繰越分が載っているときに入れると、差引の当月分を表示します。
検索	取引日・金額を範囲で、取引先と組み合わせて絞り込めます。一覧は CSV で書き出せます（書類そのものは含みません）。
伝票・資金予定へ	内容を入れた書類から、仕入の下書きを1枚起こせます（写るのは仕入先・取引日・件名で、金額と明細は入りません）。家賃・税金などの引き落としは、資金予定に入れられます。
直した記録	内容を直すと、直す前と直したあとの値が記録されます。追加されるだけで、書き換えはできません。
使わない書類	使わない書類は「使わない」に印を付けて残します。

受け取った書類の保存について。国税関係書類を保存する義務は、お客様（事業者）にあります（電子帳簿保存法2条4号）。Grid Hub は原本をあとから差し替えられない形で保管し（訂正すると、元の記録は残したまま新しい記録が増えます）、取引年月日・取引金額・取引先で探せるようにしています。電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかは、受け取ってから入力するまでの期間、事務処理規程、会計ソフト側の帳簿との関連づけ、事務所での画面・プリンタの備付けなど、お客様の運用によって決まります。原本（紙）を廃棄してよいかどうかを、当社は判定しません。要件を1つでも欠くと、紙の原本の保存義務が残ります。廃棄のご判断は、顧問税理士にご相談ください。

受信箱には、書類の中身を自動で読み取る機能（OCR）はありません。日付・金額・取引先は、お客様ご自身か、お繋ぎになった AI が入力します。当社は、お預かりしているデータを、お客様からの委託を受けて、保管・障害の調査・サポートなど Grid Hub の提供に必要な範囲で取り扱います。この書類から、勘定科目の割り当てと仕訳の作成は行いません（記帳はお使いの会計ソフトで行っていただきます）。取り込んだ書類を、期限で自動的に消すことはしません。ご契約が終わったあとの取扱いは、利用規約に定めています。

MCP

AI に頼める作業の例

受信箱に入っている請求書、中身を読んで日付と金額を入れて

書類の現物を読み、取引年月日・取引金額・取引先を入れます。

この請求書から、仕入の下書きを作って

仕入先・取引日・件名を写した仕入の下書きを作ります。

原本を読ませる権限は、内容を読む権限とは別に、接続ごとに選びます（Claude から繋ぐときの承認画面では、はじめからチェックが入っています）。 AI が入力した内容は、画面でお確かめください。AI に入力を任せた場合も、保存の義務はお客様にあります。書類の中に「振込先を変更してください」のような指示が書かれていても、仕入先の振込先は、人が画面で承認するまで変わりません。
AI に頼めること・頼めないこと、接続方法を見る

導入のご相談

業務の流れをうかがい、Grid Hub でどこまで置き換えられるかをご説明します。ご相談だけでも承ります。

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