受け取った請求書を、手入力から取り込みへ

毎月、仕入先から届く請求書の処理は、件数が増えるほど時間を取られます。私たちが業務の見直しを支援している埼玉の機械メーカーで、1か月分の受け取った請求書（15社分）を、手入力から取り込みに切り替えました。そのときの手順と、途中で分かったことをまとめます。

支援先で困っていたこと

経理の担当者から聞いた声は、次の4つでした。

• 紙で届く請求書と、メールで届く PDF が別々の場所にあり、月末に集めるところから始まる
• 書類の日付と金額を、1枚ずつ見ながら打ち込んでいる
• 打ち込んだ後に原本を探すとき、どの書類だったか分からなくなる
• 締め請求書の「今回ご請求額」をそのまま仕入に入れて、残高が合わなくなることがある

最後の1つは、実際に起きていました。締め請求書の合計には、前の月からの繰越が含まれています。繰越は前の月にもう仕入に入れた分なので、合計をそのまま入れると、その分が二重になります。

一緒に整理したこと

最初に、作業を4つの段に分けました。

1. 受け取った書類を1か所に集める
2. 書類ごとに、取引日・金額・取引先を入れる
3. 内容を入れた書類から、仕入の伝票を起こす
4. 支払を、どの仕入に充てたか割り当てる

手間がかかっていたのは2と、2から3への写し替えでした。そこで、書類の現物と入力した内容がいつも隣にあり、伝票と原本がつながったままになる形を目指しました。

Grid Hub の受信箱でしたこと

受け取った書類は、受信箱（オプション）に取り込みます。PDF・JPEG・PNG を、一度に何枚でも選べます。

1. 15社分の請求書を受信箱に取り込む。紙はスキャンして、メールの PDF はそのまま入れる
2. 書類ごとに「紙で受け取ってスキャンした」か「データで受け取った」かを選ぶ
3. 取引日・金額（税抜か税込か）・取引先・件名と、支払う先の仕入先を入れる
4. 締め請求書は「うち繰越額」に繰越の金額を入れる。差し引いた当月分が表示されるので、その金額で仕入を立てる
5. 内容を入れた書類から「伝票にする」の「仕入の下書きを作る」で下書きを起こし、明細と金額を入れて発行する

締め請求書の現物を横に見ながら、金額と「うち繰越額」を入れたところです。差し引いた当月分が、入れた欄のすぐ下に出ます。

「仕入の下書きを作る」を押すと、仕入先・仕入日・件名が写った下書きができ、元になった書類とつながります。

画面はサンプルデータです。

お使いの AI を繋ぐと、1から5までを会話で頼めます。支援先では、AI が請求書の現物を読んで取引日・金額・繰越額を入れ、まだ登録の無い仕入先はその場で登録し、仕入の下書きを起こすところまで進めました。担当者は、入った内容と下書きを確かめてから発行しています。

やってみて分かったこと

• 繰越の欄があるかどうかは、仕入先ごとに違います。欄が無い請求書は、繰越額を空けておきます。
• 仕入の下書きに写るのは仕入先・取引日・件名で、金額と明細は伝票の側で入れます。15社分を通すと、取引先ごとに明細の書き方を決めておくと速くなりました。
• 仕入の下書きを起こすには、仕入先が決まっている必要があります。登録の無い仕入先は、AI に頼めば読み取りの流れの中で登録まで済みます。登録済みの仕入先の振込先を AI が変えるときは、画面で人が承認してから反映されます。
• 支払を仕入に割り当てると、取引先ごとの残高がそのまま見られます。

同じ悩みをお持ちの方へ

受け取った請求書の処理は、集める・入れる・伝票にする・割り当てる、の4つに分けると、どこに時間がかかっているかが見えます。受信箱の詳しい機能は 受信箱 を、AI に頼める作業は AI から操作する をご覧ください。